- OBLIGACIONES EN MATERIA LABORAL.
a. Los administradores de la empresa y el Director Técnico (donde exista) deberán estar de alta en la Seguridad Social en autónomos o régimen general con contrato indefinido y grupo 1 en función de su participación en la sociedad.
b. Los empleados estarán contratados de acuerdo al convenio correspondiente.
c. Deberán realizarse las nóminas, dejando constancia del pago de los salarios y la liquidación de Seguridad Social también con justificación de pago.
d. Deberá cumplirse lo dispuesto en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y para ellos puede optarse por:
i. Cumplimiento interno. Para ello hay que nombrar un responsable interno que debe tener un Master de Prevención de Riesgos Laborales.
ii. Cumplimiento externo. Contrato con una empresa externa que preste el servicio, incluyendo los reconocimientos médicos al personal. Debe dejarse constancia de todo ello.
e. Aperturas de centro de trabajo en el lugar que se desarrollen actividades.
f. Licencia en el Ayuntamiento. - OBLIGACIONES EN MATERIAL FISCAL.
a. Debe existir el alta en la AEAT de inicio de actividad (Modelo 036)
b. Realización de liquidación fiscales trimestrales y anuales en caso necesario
c. Verificación de obligación o no de realización de IVA en el caso de realizar actividades complementarias a la mediación de seguros.
d. Presentación anual del Impuesto de sociedades
e. Presentación anual de declaraciones con terceras personas.
f. Obtención de certificado digital o apoderamiento a representante para recibir y enviar notificaciones y documentos. - OBLIGACIONES EN MATERIAL MERCANTIL
a. Existencia de libro de socios y actas. Las actas pueden estar en hojas suelta y debe haber una anual.
b. Legalización de libros de contabilidad.
c. Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
d. Hoja de reclamaciones o Departamento de atención al cliente según la actividad - ESPECIALIDADES PARA CORREDURIAS DE SEGUROS
Las corredurías de seguros privados se encuentran sometidas a un doble control:
- Por un lado tienen el control de la AEAT, Registro Mercantil y demás órganos propios de la actividad económica.
- Por otro lado tienen el control de la Direccion General de Seguros. El control de este organismo no solo se extiende a las obligaciones propias del mundo de la mediación en seguros sino que pueden verificar también el cumplimiento del resto de obligaciones no de seguros.
En base a esto, comunicamos a todos los que lean el presente escrito las obligaciones que debe cumplir una correduría de seguros para cumplir con ambos organismos de control.
a. Publicidad y documentación. Hay que recordar lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley de Mediación en cuanto a la necesidad de que en toda la publicidad y documentación mercantil destaque la expresión correduría de seguros, la inscripción en el Registro de la DGS u organismo alternativo de la Comunidad Autónoma y el tener seguro de Responsabilidad Civil y garantías financieras en caso de ser necesarias (aval bancario o seguro de caución).
b. Hay que informar al cliente en el caso de que existan participaciones significativas de o en entidades aseguradoras además del resto de datos de la correduría.
c. Póliza de Responsabilidad Civil ajustada a los importes de la Ley de Mediación. Absolutamente obligatoria junto con el justificante de pago es el primer requisito que se va a verificar en caso de una inspección.
d. Aval bancario o seguro de caución por el 4% de las primas anuales percibidas salvo que los importes se realizan mediante domiciliación bancaria en las entidades aseguradoras o se entregue el recibo emitido por la entidad aseguradora.
e. Formación: Además de la formación inicial para el Director Técnico que debe tener el Curso de Grupo A especificado en la Ley de Mediación, es necesario que todo el personal y los colaboradores mercantiles tengan una formación inicial y posteriormente tengan un plan de formación a tres años. Debe tenerse en cuenta que el mínimo de formación exigido por la legislación para colaboradores y empleados es de 30/60 horas en tres años. Debe quedar registro de que se esta realizando. El registro académico y financiero.
f. Realización con cada cliente del Asesoramiento objetivo definido en la Ley de Mediación: Teóricamente se debe realizar el estudio de un numero suficiente de contratos de seguro del mercado para justificar que se ha elegido el mejor para el cliente.
Lo anterior se consigue de dos formas:
i. O bien porque se haya realizado un estudio de compañías y se haya desarrollado un producto especifico para la correduría de seguros, en cuyo caso la compañía emitirá un certificado de esta circunstancia. (Debe quedar guardado el análisis del resto de compañías con las que se contacta para desarrollar el producto)
ii. O bien dejando constancia en un documento firmado por el cliente de las compañías que se han analizado para llegar al resultado final.
g. Ley Orgánica de Protección de Datos. Esta nos influye en dos aspectos:
i. Obligaciones de la correduría. Debemos inscribir nuestros ficheros (al menos clientes y personal) en la Agencia de Protección de Datos y tener un Manual de Protección de Datos. Los datos de salud recogidos en los cuestionarios a los clientes deben ser siempre entregados a la compañía aseguradora ya que guardar dichos datos, obligaría a la inscripción de la correduría en nivel ALTO lo que llevaría a unas exigencias prácticamente incumplibles por parte de una correduría de seguros media (encriptaciones, copias de seguridad externas, cambio de claves, armarios ignífugos, etc)
ii. En nuestro funcionamiento diario, es necesario obtener el consentimiento del cliente para el tratamiento de los datos. Debe quedar constancia de este consentimiento para no tener problemas.
h. Debemos contar con un Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y cumplir lo que dice el mismo. En el caso de realizar operaciones de nuestro Manual de Blanqueo, deben ser comunicadas al Banco de España de la forma descrita en el mismo.
i. DEC (Información estadístico Contable). Todos los años, debe presentarse telemáticamente esta información, cuyo incumplimiento acarrea sanciones e incluso puede llegar a la cancelación de la clave.
j. Cada correduría debe tener a disposición de la Dirección General de Seguros los siguientes libros o ficheros obligatorios:
i. Fichero o libro que contenga la totalidad de pólizas y suplementos intermediados.
ii. Fichero o libro que contenga la totalidad de primas cobradas con la mediación de la correduría.
iii. Fichero o listado de siniestros tramitados.
iv. Fichero o listado de colaboradores mercantiles.
Estos ficheros deben ser obtenidos y almacenados anualmente.
k. Existencia de un Departamento de Atención al Cliente con un manual aprobado por la DGS y un Titular del mismo. Debe comunicarse su existencia a los clientes.
l. Cualquier cambio societario debe ser comunicado a la DGS y la compraventa de participaciones a externos en un porcentaje superior a 10% debe ser objeto de aprobación previa por parte de la administración.
m. Obtención de certificado digital o apoderamiento a un representante que lo tenga para poder enviar documentos al organismo de control.
Las obligaciones de los puntos a, b, f y g II, pueden ser cumplidas mediante la firma del cliente de una hoja preparada a tal efecto por la correduría de seguros. La existencia de dicho documento ha sido probada en las inspecciones con éxito como método de demostración de la realización de las actividades.
Todas las obligaciones deben tener debidamente justificado su cumplimiento.
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